Correspondance administrative et commerciale

La correspondance administrative et commerciale

Ecrire, malgré son caractère banal et quotidien, demeure une affaire délicate. L’on ne doit pas oublier que cette action apparemment si simple qui a pour but de transmettre un message pas toujours bien reçu ou compris, et représente en outre un coût considérable, tant en terme de temps qu’en terme d’argent. Il est donc important que la correspondance soit tenue impeccablement, car elle véhicule une certaine image de l’entreprise ou de l’agence.

Une correspondance bien tenue répond aux critères suivants :
La rapidité : l’entreprise qui répond rapidement à son courrier sera bien vue par ses correspondants, qu’ils soient des clients, partenaires, actionnaires ou fournisseurs. Elle obtiendra donc plus facilement leur collaboration.
L’écoute : l’entreprise se doit d’être attentive aux attentes, aux questions, aux critiques et aux suggestions des correspondants. C’est grâce à cela qu’elle pourra développer ses produits et ses services.
Un style soigné : Une lettre administrative répond à certaines règles précises et doit être bien construite afin de favoriser la compréhension du correspondant. D’abord, il faut rappeler l’objet de la correspondance, bien séparer les paragraphes et utiliser des phrases courtes et claires, qui traitent chacune une idée, autant que possible.
Les erreurs grammaticales (mauvais accord de verbes, etc.) et d’orthographe doivent être bannies, ainsi qu’une mauvaise ponctuation. A ce propos, il est fortement conseillé d’avoir un dictionnaire à disposition.
Exemple d’erreur grammaticale courante : « ayant contacté tous les autres services, il ne me restait plus qu’une seule possibilité… » au lieu de « je n’avais plus qu’une seule possibilité… »
Un message clair : faire le lien entre les idées principales du document, en utilisant des mots de liaison tels que : car, parce que, en effet, en somme, en d’autres termes, c’est pourquoi, ainsi, par exemple, notamment, également, de même que, contrairement à, en revanche, néanmoins, or, etc.
L’objectivité : l’auteur de la lettre parle au nom de l’entreprise ou de l’agence, et doit donc éviter de s’impliquer personnellement dans le message. Cependant, il est quand même impératif de mentionner son nom, sa fonction et son service. Le courrier administratif exige une neutralité et une sobriété absolues, alors que le courrier commercial permet un ton plus persuasif.
La modération : Il est impensable de menacer directement son correspondant ou de le couvrir de reproches. Ainsi, les seules expressions de colère permises sont les variantes de « nous sommes surpris », et les ultimatums doivent être empreints de tact : « Nous comptons sur vous dans les plus brefs délais… »

 

Définition et de la lettre commerciale

La lettre commerciale représente à la fois un contrat moral entre l’émetteur et le destinataire, et une preuve légale en cas de litige. Tout comme les factures, les dossiers clients et les pièces comptables, elle doit être conservée pendant 10 ans. La lettre commerciale constitue donc un engagement grave pour l’entreprise.

La présentation de la lettre commerciale :
Les mentions obligatoires : Elles sont définies par le Code de commerce et comportent l’identification de l’auteur de la lettre (nom ou raison sociale, adresse complète), l’identification du nom et de l’adresse du destinataire, les références du message (souvent, initiales du rédacteur suivies de celles du dactylographe ou son numéro d’ordre), le lieu et la date d’émission, l’objet (ce qui motive la lettre), la signature manuscrite, précédée de la mention dactylographiée de la fonction et du nom de l’émetteur. Il est à noter que certaines mentions complémentaires facilitent la communication entre les correspondants, notamment les numéros de téléphone et de fax, la référence du courrier adressé et la référence du courrier auquel on répond.
Les titres de civilité : Le corps de la lettre est précédé du titre de civilité, ou appellation : « Monsieur », « Madame » ou « Messieurs » quand on s’adresse à une entreprise ou à un établissement. La lettre se terminera par une formule de politesse qui dépendra des rapports existant entre l’émetteur et le destinataire.
Par exemple, à une personnalité : « Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiments respectueux » ; à un égal : « Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées » ; à un client : « Veuillez agréer, Cher Client, mes salutations dévouées… »

La présentation normalisée
Afin de faciliter la lecture des lettres, leur présentation a été normalisée. C’est l’AFNOR (Association Française de Normalisation) qui a défini la mise en page des lettres commerciales sur papier format A4 (21Ï29,7). Si l’entreprise n’obéit pas nécessairement à cette norme, qui n’est pas obligatoire, elle respecte néanmoins certaines règles. Les voici :
Destinataire : 6 lignes maximum, avec le respect de l’interlignage, pas de virgule dans la saisie de l’adresse, le code postal sans espace, le nom de la ville en majuscules sans tiret.
Vos références : références du destinataire.
Nos références : références de l’expéditeur.
Ville et date.
Objet.
PJ : pièces jointes, s’il y en a.
Titre de civilité.
Paragraphe introductif : rappel concis et clair des faits, entrée en matière directe.
Indication des documents joints, s’il y a lieu .
Conclusion : on peut indiquer au destinataire ce que l’on attend de lui ou lui rappeler un élément important.
Formule de politesse.
Indication du signataire : fonction du signataire suivi du prénom et NOM.
Signature manuscrite.

La mise en page de la lettre
• Les marges minimales doivent être respectées, c’est à dire 2,5 cm à gauche, à droite, en haut et en bas du document.
• La double interligne doit être respectée entre le titre de civilité et le début du texte, entre chaque paragraphe, et entre la formule de politesse et l’indication e la fonction du signataire.
• Deux types de présentation existent : à la française, où le texte présente un retrait de première ligne de chaque paragraphe ; à l’américaine, où tout le corps de la lettre est aligné à la marge de gauche.
• L’alignement du texte entier doit, dans tous les cas, être justifié.

 

 

 

 

 

Correspondance

 

 

Une erreur à éviter dans la salutation finale :

 

En vous remerciant à l'avance, veuillez agréer, Madame... Un participe présent (forme verbale terminée par -ANT, comme REMERCIANT), a le même sujet que celui de la proposition principale (dans l'exemple, il s'agit des mots qui commencent après la première virgule). Or, le sujet sous-entendu de l'impératif VEUILLEZ est un VOUS. C'est donc ce VOUS – le destinataire de la lettre – qui se remercie lui-même! On doit donc être attentif à bien indiquer le sujet réel d'un participe présent (En espérant..., en vous souhaitant..., etc.) dans la proposition principale, comme dans cet exemple : En vous remerciant à l'avance, je vous prie d'agréer, Madame...

 

 

Soignez vos fins de lettres (parfois, elles sont lues…) La salutation finale doit reprendre exactement l'appel (la formule de salutation qui précède le corps de la lettre). Ainsi, une lettre qui débute par Monsieur le Président, doit inclure ces mots dans la salutation finale (par exemple : Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président,...). Les formules brèves comme Salutations distinguées, Sincères salutations ou Sentiments distingués sont à éviter en correspondance administrative ou commerciale.

 

 

Soignez vos débuts de lettres (ils sont toujours lus…) Une lettre commence toujours par l'appel : la formule de civilité en retrait, avant le début du texte, et suivi d'une virgule. Les appels les plus courants sont, simplement, Madame ou Monsieur, précédés de Chère ou Cher si l'on connaît bien le destinataire (les formules Chère cliente ou Cher client sont admises). Madame ou Monsieur ne peuvent être suivis du nom de la personne. Enfin, quand on ne sait qui nous lira, on emploie Mesdames, Messieurs, (un mot sous l'autre, chacun suivi d'une virgule), et non À qui de droit.

 

 

Offrez-vous des rabais, des réductions, des escomptes ou des remises? 

-  Rabais : diminution de prix attribuée à cause d'une qualité inférieure ou d'un défaut de conformité. Un rabais sur des produits légèrement défectueux.  

- Réduction : terme général désignant une diminution de prix. Pour une semaine, ces articles sont en réduction. 

- Escompte : réduction accordée à cause de l'acquittement d'une dette avant son échéance. Bénéficiez d'un escompte de 5 % si vous payez la location annuelle en un versement.  

- Remise : réduction accordée en fonction de quantités (importantes) achetées en un lot. Obtenez une remise de 5 % pour tout achat de 500 unités ou plus. 

 

 

Pourquoi crier dans vos lettres ou vos courriels? À proscrire : des messages sur Internet, des lettres ou des notes de service rédigés uniquement en majuscules. C'est l'équivalent de... CRIER! De plus, des études de lisibilité ont prouvé que nous lisons un texte en majuscules plus lentement que s'il était en minuscules.

 

 

L'espacement avant et après chaque signe de ponctuation Le traitement de texte, avec ou sans justification à droite, ne peut donner aux signes de ponctuation les mêmes espacements que la photocomposition ou l'éditique (espaces fines, demi-cadratins, etc.). L'Office de la langue française recommande alors l'usage suivant. Pas d'espacement avant, un espacement après     

- La virgule dans les textes : un procédé unique, un moyen de...                                  

- Le point : ce procédé est unique. Il deviendra...                                  

- Le point-virgule : ce procédé est unique; cependant,...                                  

- Le point d'exclamation : un procédé unique! Essayez-le...                                        

- Le point d'interrogation : un procédé unique? Oui...                                  

- Les points de suspension : un procédé unique... Un miracle...  Un espacement avant, un espacement après                                   

- Le deux-points : un procédé unique : il permet...                                  

- Le tiret : un procédé unique – du jamais vu – qui permet...                                  

- Les guillemets : un procédé dit « unique » par ceux qui...

 

 

Privilégiez la marge américaine  à l'américaine,*En correspondance, avec l'alignement dit  tout est aligné à la marge de gauche, depuis la date jusqu'aux mentions finales, sous la signature (les paragraphes ne commencent donc pas en retrait). Cette forme fait gagner du temps aux personnes qui saisissent les lettres (finis les changements de marge) et, probablement, aux destinataires (puisque leurs yeux ne perdent pas de temps à s'habituer à plusieurs marges).

 

 

Gardez le passé simple pour vos romans En correspondance, on doit éviter le passé simple – un temps littéraire et qui ne comporte pas de continuité de l'action passée au présent – et employer le passé composé. Le directeur a délégué un agent au lieu de... délégua un agent.

 

 

Deux règles pour réussir l'introduction de vos lettres 1.  Dans la majorité des cas, le premier paragraphe d'une lettre doit faire référence à un événement passé : En réponse à  votre lettre du..., Pour donner suite à votre demande du..., Je vous remercie  d'avoir bien voulu me rencontrer..., etc. 2.  Ce premier paragraphe ne sert qu'à établir le contact avec le destinataire. Il (re)donne l'objet sans explications (celles-ci sont données dans le ou les paragraphes suivants). Une introduction de plus de quatre lignes est peu lisible et anticipe forcément sur le développement.

 

 

Écrire une lettre au je ou au nous? Employez je si vous êtes personnellement concerné(e) (j'ai parlé à..., j'ai téléphoné à...) et nous si vous écrivez au nom de toute l'entreprise (nous avons reçu votre chèque..., nous enverrons cette commande...). Évitez d'employer je et nous dans la même lettre.

 

 

 Télécharger

lettrecommerciale.pdf

lettre-administrative.pptx lettre-administrative.pptx

ecrire-une-lettre-de-motivation-efficace.doc ecrire-une-lettre-de-motivation-efficace.doc

lettre-administrative.doc lettre-administrative.doc

lettre-de-motivation-5-conseils.doc lettre-de-motivation-5-conseils.doc

 

Commentaires (1)

1. GNAHOUI B. Auguste Land Mardi, 28 Janvier 2014

correspondance Administrative et commerciale

Ajouter un commentaire

Créer un site gratuit avec e-monsite - Signaler un contenu illicite sur ce site